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Grundanforderungen bei Personalmangel in der Kita erfüllen

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In einer Kindertagesstätte werden grundlegende Anforderungen in drei Hauptbereicheunterteilt: Grundanforderungen, Leistungsanforderungen und Begeisterungsanforderungen.

Grundanforderungen (Unverzichtbar):

Grundanforderungen (Unverzichtbar) bilden das Fundament für eine sichere und gesunde Umgebung in der Kita. Dies beinhaltet Aspekte wie Sicherheit, Hygiene, angemessene Betreuung und Ernährung sowie respektvollen Umgang miteinander. Sie gewährleisten die Erfüllung grundlegender Bedürfnisse und Rechte der Kinder. Diese werden allgemein vorausgesetzt und z.B. von Eltern und der Gesellschaft angenommen.Die Erfüllung dieser Grundanforderungen ist entscheidend, da deren Nichterfüllung zu Unzufriedenheit führen kann, selbst wenn die Erfüllung selbstverständlich erscheint (“nicht geschimpft ist genug gelobt”).

Um zu verdeutlichen, was damit gemeint ist nehmen wir doch das Beispiel einer Tasse Cappuchino in einem Cafè. 

Die Tasse  enthält Espresso, die Tasse ist voll, die Tasse ist sauber und die Tasse enthält aufgeschäumte Milch.

Leistungsanforderungen:

Diese beziehen sich auf die pädagogische Qualität und die Bildungsarbeit in der Kita. Je mehr Qualität desto besser und die Erfüllung der Leistungsanforderungen wirkt sich immer positiv auf die Zufriedenheit z.B. der Eltern aus.

Hierbei geht es also darum, wie die Entwicklung der Kinder gefördert wird, ob sie die Möglichkeit haben, ihre Fähigkeiten zu entfalten und ob die pädagogischen Ziele erreicht werden. Ein gutes pädagogisches Konzept, qualifiziertes Personal, dass nicht nur den vorgeschriebenen Erste-Hilfe-Kurs besucht (Grundanforderungen), sondern sich jedes Jahr vielfältig weiterbildet. Bei den Leistungsanforderungen werden in der Kita z.B. vielfältige Lernumgebung geschaffen mit immer wieder neuen Materialien und Angeboten. Auch die Leistungsanforderungen werden in der Regel allgemein vorausgesetzt, sie sind jedoch nicht zwingend notwendig, um eine Kita zu betreiben.

Für unser Beispiel mit dem Café und Cappuchino bedeutet das: Das Cafe geht der Bitte nach Soja- Milch zu verwenden, doppelt Zucker in den Cappuchino zu machen und auch soll er am besten noch Entkoffeiniert sein.

Eine Menge “Extra-Würste”, die mit der Zeit selbstverständlich geworden sind – inzwischen sind wir etwas überrascht, wenn ein Cafè keine Soja- Milch anbietet – oder?

Begeisterungsfaktoren

Diese Faktoren zielen darauf ab, die Freude, Motivation und Begeisterung der Kinder/ Eltern und interessierten Eltern zu wecken. Kreativität, Spiel, Spaß auf einem Sommerfest und die Berücksichtigung individueller Interessen und Neigungen der Kinder, am besten wird auch noch Allergiker freier Kuchen in allen Kreationen angeboten werden. Achja und die Hüpfburg nicht zu vergessen.

Begeisterungsfaktoren werden nicht erwartet, stellen uns aber übermäßig zufrieden, denn “sie begeistern”. Diese gehen mit der Zeit in Leistungsanforderungen über. 

Für unsere Tasse Cappuchino könnte das bedeuten, dass das Cafè einen Hasen oder Smilie oder Herzchen auf den Cappuchino macht. Und wehe er ist beim nächsten Mal nicht drauf, wenn ich wieder zu dem Café gehe…denn dann erwarte ich ihn ja.

Ein ausgewogenes Zusammenspiel dieser drei Anforderungsbereiche trägt dazu bei, dass Kinder nicht nur betreut, sondern auch umfassend gefördert und in ihrer Persönlichkeitsentwicklung unterstützt werden. Es ist wichtig, dass die Kita sowohl die Grundbedürfnisse der Kinder erfüllt als auch Raum für Leistung und Begeisterung bietet, um ein optimales Lern- und Wachstumsumfeld zu schaffen.

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Eine Impulsfrage für euch und euer Team könnte sein: 

Welche Aufgaben in eurer Arbeit sind Grundanforderungen, welche Leistungsanforderungen und welche Begeisterungsanforderungen?

Was stresst euch? und was könnt ihr zu eurer Entlastungen getrost weglassen?

Personalmangel – und wie unverzichtbare Grundanforderungen aufrecht erhalten werden können

Gerade wenn Personalmangel herrscht sind Begeisterungsfaktoren und Leistungsanforderungen oft nicht mehr umsetzbar. Hierfür haben viele Kitas auch den sogenannten “Notfallplan” entwickelt. Dann muss in erster Linie darauf geschaut werden, wie unverzichtbaren Grundanforderungen sicher gestellt werden.

Grundanforderungen bei Personalmangel – der Notfallplan

Der Notfallplan für personelle Engpässe in einer Kindertagesstätte (Kita) umfasst Maßnahmen, um eine angemessene Betreuung der Kinder zu gewährleisten, selbst wenn pädagogisches Personal fehlt aufgrund von Urlaub, Fortbildungen oder Krankheit. 

Engpässe können die Kontinuität der Tagesabläufe und Sicherheit der Kinder beeinträchtigen, deshalb ist es wichtig Maßnahmen zu haben, mit denen wir die unverzichtbaren Grundanforderungen sicherstellen. Ein Stufenplan zur Betreuung der Kinder bei verschiedenen Szenarien von Personalengpässen sollte im Vorfeld überlegt werden. Beginnend bei der Reduzierung von Projektarbeiten bis hin zur Schließung der Kita ist alles möglich.

Die Maßnahmen können zum Beispiel folgende Punkte umfassen:

  • Reduzierung von pädagogischen Angeboten wie Waldtagen und Ausflügen
  • Umstrukturierung der Arbeitszeiten des Personals
  • Eventuelle Gruppenzusammenlegungen oder Schließungen
  • Möglichkeit einer Notgruppe, abhängig von der Verfügbarkeit alternativer Betreuungsmöglichkeiten der Eltern
  • Regelungen zur kurzfristigen Schließung der Kita bei unerwartetem Personalengpass


Die verschiedenen Stufen im Plan werden je nach Anzahl fehlender Pädagogen festgelegt, wobei die Schließung der Kita als letzte Stufe betrachtet wird. Der Plan verdeutlicht die Notwendigkeit, auf unvorhergesehene Personalausfälle vorbereitet zu sein und die Kontinuität der Betreuung und Sicherheit der Kinder in der Kita zu gewährleisten.

Die Aufsichtspflicht und der erforderliche Personalschlüssel müssen zu jeder Zeit eingehalten werden!

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Vorgaben bezüglich des Personalschlüssels, der Mindestbemessung und der Aufsichtspflicht eingehalten werden, um eine angemessene Betreuung und Sicherheit der Kinder in Kindertageseinrichtungen zu gewährleisten. Hierbei sollten die gesetzlichen Vorgaben sowie die Bestimmungen der zuständigen Behörden und des Trägers stets berücksichtigt werden.

Hierbei sind drei Hauptaspekte zu berücksichtigen:

  1. Die Voraussetzungen für den Auftrag der Kindertageseinrichtungen zur Erziehung und Bildung, wie im § 22 des Sozialgesetzbuchs VIII (SGB VIII) festgelegt.
  2. Die Sicherstellung des erforderlichen Regelpersonalschlüssels zum Wohl der Kinder, gemäß der jeweiligen Kinder- und Jugendhilfegesetzbücher bzw. den Bestimmungen der Landesverordnungen.
  3. Die Gewährleistung der Aufsichtspflicht gemäß § 832 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB).


Diese Aspekte werden durch verschiedene Regelungen festgelegt:

  1. Festsetzung des Personalschlüssels durch das zuständige Jugendamt 
  2. Die Mindestpersonalbemessung gemäß der Landesverordnungen.
  3. Regelungen des Trägers, der für die Gewährleistung der Aufsichtspflicht verantwortlich ist und das Personal entsprechend einsetzt (Ermessenssache des Trägers).
Carina Neumann

Carina Neumann

Kindheitspädagogin B.A. in den Bereichen Entwicklung, Entwicklungsförderung und Psychomotorik.

Jutta Seckler

Jutta Seckler

Geschäftsführung und Beratung. Mit der Erfahrung von fast 20 Jahren in der Organisationsentwicklung und aus fast 100 Kitas ist sie Ideengeber und treibende Kraft hinter Spectrum-Kita.

Cordula Steffen

Cordula Steffen

Dipl. Dozentin für Eurythmie, qual. KTPP sowie Heilpraktikerin für bindungsbasierte Psychotherapie.

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